Ullna Koloniträdgårdsförening samlar uppgifter om sina medlemmar i ett adressregister för att kunna administrera det avtal som varje medlem har med föreningen. Vi behöver t.ex. skicka ut fakturor på årsavgiften som fastställts av årsmötet, elfakturor, UllnaNytt mm.
I vårt adressregister registrerar vi tomtnummer, ägarens namn och adress, e-postadress och telefonnummer. Dessa uppgifter i registret kommer från medlemmarna själva. Vi har också uppgifter om elförbrukning och mätar-id eftersom vi har ett gemensamt abonnemang och behöver kunna skicka ut rätt elfaktura till varje stugägare. Adressregistret innehåller inte personnummer.
Ansvarig för adressregistret är föreningens styrelse. Ändrade kontaktuppgifter ska meddelas styrelsen så snart som möjligt.
Uppgifter om medlem raderas när en tomt byter ägare. Uppgifter om den nye ägaren förs då in istället.
Endast föreningens styrelse har tillgång till registret.